Gode råd fra eksperten: Ting at tænke på, når du skal vælge telefoni til din nystartede virksomhed

24 oktober 2018

Ubesvarede opkald og uklare kontaktoplysninger – ineffektiv kommunikation er skidt for en virksomhed, der gerne vil vokse sig stor. Her giver Dominic, rådgiver hos Telavox og ekspert i telefoni i mindre virksomheder, sine bedste råd om, hvordan man vælger den rigtige telefoniløsning til virksomheden.

TRE TIPS TIL DEN HELT NYSTARTEDE VIRKSOMHED

Sidste komma er sat i forretningsplanen, og virksomheden er registreret. Tillykke! Der er rigeligt at tage fat på, og telefoni står nederst på listen. Du tænker måske: ”Jeg har min private mobil, det er nok.”  Det er også rigtigt. I første omgang kan du godt bruge din gamle mobil, men tænk over det her:

1. Anskaf et telefonnummer til firmaet

Det er lige så sikkert som amen i kirken, at firmaet skal have et telefonnummer, som at det skal have en e-mailadresse. Det skal være nemt at få fat i virksomheden, og det er betydelig mere professionelt at præsentere et firmanummer på hjemmesiden og de sociale medier end et mobilnummer. Nummeret kan være lokalt eller nationalt afhængigt af, hvad der passer bedst til netop dit firma. Firmatelefonnummeret bliver knyttet til din private mobil, så du ikke behøver at udskifte den eller få en ny.

2. Indspil en professionel velkomstbesked

En stor virksomhed kan virke useriøs, hvis den velkomstmeddelelse, som kunderne bliver mødt med, når de ringer, virker overfrisk, er upersonlig eller indeholder forkerte oplysninger. Omvendt kan et lille firma virke stort og professionelt med en gennemtænkt og imødekommende besked. Derfor er det vigtigt, at velkomstbeskeden har et højt niveau og er opdateret.

3. Hav faste telefontider – både for din og kundernes skyld

Her gælder det om at være tydelig, men også ærlig. Mange nystartede virksomheder forsøger at undgå at gå glip af forretningsmuligheder ved at sige, at telefonen altid er åben, og det er jo glimrende – hvis det passer. Ellers skyder du dig selv i foden. Det giver et useriøst indtryk, det skader dit omdømme, og dine medarbejdere bliver stressede. Og når nogen ringer en søndag aften, er der alligevel ingen, der svarer. Så er det bedre at være tydelig og begrænse telefontiden – kunden skal nok ringe mandag formiddag i stedet.

TRE TIPS TIL VIRKSOMHEDEN, DER ER VED AT BLIVE STOR

Du har været i gang i et stykke tid, og behovet for en mere avanceret telefoniløsning kan ikke længere ignoreres. Læs disse gode råd, før du vælger en løsning til dit firma: 

1. Stil høje krav til operatøren

Forskellene mellem de forskellige operatører bliver mindre og mindre. Tendensen går i retning af kortere bindingstid og mere data i pakkerne. Når du skal vælge operatør, er det en god idé at spørge leverandøren, hvad du får ud over telefoni og data. Kan mobilerne integreres med hinanden? Kan samtaler viderestilles mellem kollegerne, uden at det koster ekstra? Får man besked i appen, når en kollega er færdig med sit møde? Er appen brugervenlig og gennemprøvet? Kort sagt skal du vælge den operatør, hvor du får mest smæk for skillingen.

2. Telefonmenu viderestiller kunden til rette medarbejder

Du og dine kolleger har sikkert forskellige roller og ansvarsområder. Med en telefonmenu bliver kunderne viderestillet til rette person og får hurtigt svar på sine spørgsmål. Tryk 1 for at bestille bord, tryk 2 for at reservere et hotelværelse, tryk 3 for receptionen. Eller hvad med ”Tryk 1 for at tale med salg, tryk 2 for at tale med supporten”?

3. Ringer I meget? Så er tiden inde til en softphone

Du kan selvfølgelig vælge, at virksomheden skal være helt mobil. Men hvis du har et firma, hvor de ansatte ringer meget, f.eks. i forbindelse med salg eller kundesupport, kan en softphone være den rigtige løsning. En softphone forvandler din computer til et effektivt stykke værktøj. Med den og et headset kan man tage samtalerne en efter en og behøver ikke engang indtaste numrene manuelt, når man ringer ud. En softphone kan forbindes til virksomhedens omstilling og CRM-system, så du får vist vigtige oplysninger om dem, der ringer, allerede før du løfter røret.

Gratis telefonnummer og gratis omstilling

Med Telavox’ tjeneste Flow Freetilbyder vi firmaejere med ca. 1-10 ansatte gratis telefonnummer og omstilling. Du kan vælge mellem hundredvis af telefonnumre til din virksomhed, så du slipper for at give dit private nummer til folk. Ved hjælp af omstillingsfunktionen kan alle i virksomheden besvare indgående opkald, så jeres nummer aldrig dutter optaget.

Få Flow Free