Kosmetikkæden KICKS har ambitioner om at være førende i Norden inden for parfume og kosmetik. De tilbyder skønhedsprodukter inden for makeup, parfumer, hud- og hårpleje.

Virksomheden har 2.000 ansatte, en omfattende webshop og 250 butikker i Sverige, Norge og Finland. Virksomheden havde en nettoomsætning på 3.351 millioner SEK (2019).

Magnus Rodén, Senior IT Manager hos Kicks, havde længe været træt af virksomhedens gamle PBX. Den var både dyr og svær at håndtere. Han ledte efter en brugervenlig kommunikationsløsning for hele virksomheden – en løsning, der ikke var begrænset af geografi.

“Vi ville have én leverandør, ét system og én aftale for alle vores nordiske lande – og det fik vi med Telavox”, siger han.

En ny PBX på 2 timer i stedet for 6 dage

Det første Kicks gjorde var at nedlægge deres gamle PBX-løsning i virksomhedens servicedesk. Magnus satte derefter den nye løsning op sammen med Henrik Svedberg, Project Manager hos Customer Operations i Telavox.

“Vores PBX var klar på to timer! Det omfattede al teknisk opsætning, strategier for distribuering af opkald, opsætning af telefonsvarer og optagelse af alle nødvendige hilsner. To timer!”

Magnus udtaler, at ved selv at håndtere alle dele af PBX’en opnåede de betydelige besparelser i både tid og penge – uden ventetider eller behov for dyre konsulenttimer.

Da det gik op for Magnus, hvor mange ressourcer der ville blive frigjort ved et systemskifte, var valget om at skifte til Telavox let.

“For sjov tjekkede jeg med vores tidligere leverandør. De sagde, at de skulle bruge omkring 150 timer på at skabe en tilsvarende løsning“, siger han.

Nye speaks på 2 minutter i stedet for 2 uger

Med Telavox kan Kicks’ servicedesk nu selv håndtere deres PBX, hvilket har betydet lavere omkostninger, øget effektivitet, og fleksibilitet.

”Før skulle vi for eksempel hyre vores leverandør til at udskifte optagede voicemails. Det var dyrt, og det tog tid, ofte flere uger. Nu kan vores servicedesk optage deres egne beskeder på få minutter”, siger Magnus.

Han fremhæver flere vanskelige situationer, når man ikke kan kontrollere sin egen PBX eller sine speaks uden ekstern hjælp. For eksempel vil man måske optage en besked for at promovere en kampagne.

”Tidligere skulle vi booke et studie. Hver gang kostede det mindst 16.000 SEK pr. besked. Men når studiet endelig var ledigt, var kampagnen ofte allerede slut”, siger Magnus.

I dag optager en medarbejder hos Kicks alle beskeder. Denne person er også involveret i virksomhedens markedsføring og er med til at forme brandet.

”De gamle giganter i branchen er simpelthen ikke fulgt med. De er begrænsede, fordi de sidder fast i besværlige ældre systemer og ikke kan tilbyde en god kunderejse”, siger Magnus.

Øget effektivitet med én løsning til Norden

Med Telavox har Kicks fået bedre kontrol over både funktioner og omkostninger.

”Både aftaler og fakturaer er gennemskuelige og tydelige. I dag kan vi forudsige faste omkostninger til PBX og telefoni ned til sidste svenske krone, hvilket letter budgetarbejdet betragteligt”, siger Magnus.

Han er også meget tilfreds med beslutningen om at vælge én fælles løsning for hele Norden.

“I dag kan vi lave ændringer på PBX’en, flytte licenser og ændre mængden af data i medarbejdernes surf-pakker helt uden hjælp, uanset hvilket land de befinder sig i.”

”Endelig har vi en moderne og letanvendelig PBX. Hvis vi har brug for hjælp, ringer vi bare til vores kontaktperson, Henrik, og så ordner han det i løbet af en halv time.”

En samlet platform for hele Norden betyder, at hele virksomheden i dag arbejder på samme måde, i den samme brugergrænseflade. Det forenkler samarbejdet og gør det nemt at sende samtaler videre mellem kontorer i forskellige lande.

”Det er utroligt at have én enkelt leverandør til alle de nordiske lande. Alt er forbundet til det samme produkt. Det giver en samlet oplevelse for både vores kunder og os.”