Asiantuntijan vinkit: muista nämä asiat valitessasi yrityksesi puhelinratkaisua

24 lokakuu 2018

Vastaamattomia puheluita ja epämääräisiä soittopyyntöjä – tehoton puhelinviestintä ei ole hyväksi kasvavalle yritykselle. Lue Telavoxin helpot vinkit yrityksen puhelinratkaisun valintaan.


KOLME VINKKIÄ
UPOUUDELLE YRITYKSELLE
Liiketoimintasuunnitelma on lyöty lukkoon ja yritys rekisteröityhienoa! To do -listasi on varmasti tulvillaan ja uuden puhelimen hankinta löytyy vasta listan lopustaAjattelet ehkä, että pärjäät aivan mainiosti omalla puhelimellasi, mikä onkin täysin totta – alussa et tarvitse muuta kuin oman puhelimenOta kuitenkin vielä seuraavat asiat huomioon:

1. Luo yrityksellesi oma puhelinnumero
Yrityspuhelinnumeron hankkiminen on yhtä tärkeää kuin sähköpostiosoitteen, sillä yrityksen tavoittamisen tulee olla vaivatonta. On huomattavasti vakuuttavampaa tarjota kotisivulla ja sosiaalisessa mediassa yritysnumero oman kännykkänumerosi sijaan. Sinun ei tarvitse kuitenkaan hankkia uutta puhelinta, sillä Telavox Flow -palvelulla voit vastata yritysnumeroon tuleviin puheluihin omasta kännykästäsi.

2. Vakuuta tervehdysviestillä
Suuryritys voi vaikuttaa etäiseltä, jos soittavaa asiakasta tervehtii karkea, kylmä tai vaikkapa väärää, vanhentunutta tietoa sisältävä tervehdysviesti. Pieni yritys voi puolestaan antaa ammattitaitoisen vaikutelman hyvin suunnitellulla ja asiallisella tervehdysviestillä. Varmista siis, että tervehdysviestisi on vakuuttava sekä aina ajan tasalla.

3. Määrittele yrityksesi aukioloajat – itsesi ja asiakkaidesi tähden
Monet aloittelevat yritykset haluavat kertoa asiakkailleen olevansa aina tavoitettavissa, jotta he eivät menettäisi myyntimahdollisuuksiaTämä on tietysti hyvä asia mikäli yritys todella on aina tavoitettavissa. Muuten annat yrityksestäsi huonon kuvan, sillä lupauksen pettäminen voi johtaa mainevahinkoon sekä aiheuttaa turhaa stressiä kollegoillesi. On parempi valita ja asettaa selkeät ajankohdat, jolloin asiakkaat voivat tavoitella yritystä – ja olla tällöin takuulla tavoitettavissa.

KOLME VINKKIÄ KASVAVALLE YRITYKSELLE
Jos olet käyttänyt palveluamme jo jonkin aikaa, kehittyneempi puhelinratkaisu voisi olla tarpeen. Lue nämä vinkit ennen uuden puhelinratkaisun hankkimista yrityksellesi.

1. Aseta korkeat vaatimukset palvelutarjoajallesi
Erot palvelutarjoajien välillä ovat kutistuneetmonet tarjoavat esimerkiksi lyhyempiä sopimuskausia ja kattavampia datapaketteja. Kun valitset palveluntarjoajaatarkista, mitä voit saada puheluiden ja mobiilidatan lisäksi. Voiko yrityksesi työntekijöiden puhelimet yhdistää keskenään? Hoituvatko työntekijöiden väliset puhelut ilman lisäkustannuksia? Ilmoittaako sovellus, kun kollegasi on taas tavoitettavissa kokouksen jälkeen? Onko sovellus toimiva kaikin puolin? On tärkeää valita palveluntarjoaja, joka antaa eniten vastinetta rahalle.

2. Ohjaa näppäinvalinnalla asiakas oikeaan osoitteeseen
Sinulla ja kollegoillasi on varmasti erilaiset roolit ja vastuualueet. Näppäinvalikolla asiakas voidaan yhdistää oikealle henkilölle ja asiakas saa nopeasti vastaukset kysymyksiinsä. Esimerkiksi valitsemalla numeron 1 voit varata ravintolasta pöydän, painamalla 2 voit varata hotellihuoneen tai valitsemalla 3 puhelusi ohjautuu respaanVaihtoehtoisesti: paina 1 puhuaksesi myynnin kanssa tai paina 2 puhuaksesi IT-tuen kanssa.

3. Soitteletteko paljon? Sitten on aika hankkia softphone!
Jos sinulla on yritys, jossa on paljon puhelimen ääressä työskenteleviä – esimerkiksi myynti- tai asiakaspalveluhenkilökuntaa, on softphone perusteltu valinta. Softphone muuntaa tietokoneesi tarvitsemaksesi työvälineeksi. Tietokoneella ja headsetillä vastaat puheluihin sujuvasti yksi toisensa jälkeen eikä sinun soittaessasi tarvitse näpytellä numeroita käsin. Koska softphonen voi yhdistää yrityksen vaihteeseen ja asiakasjärjestelmään, saat tärkeät tiedot soittajasta esiin jo ennen kuin vastaat puheluun.

Ilmaiset puhelinnumerot ja ilmainen vaihde
Telavoxin Flow-palvelu tarjoaa 1-10 työntekijän yrityksille ilmaisen yritysnumeron ja vaihteen. Voit valita sadoista yritysnumeroista eikä sinun enää tarvitse jakaa henkilökohtaista numeroasi. Vaihteen avulla voivat kaikki työntekijät vastata saapuviin puheluihin eivätkä puhelinlinjat pääse ruuhkautumaan.