Så hanterar ni mobilerna på företaget

I den här guiden listar vi några av de vanligaste utmaningarna företag brukar ha kring personalens mobiltelefoner, och ger tips på hur ni bör tänka för att hantera både abonnemang och moderna smartphones på rätt sätt.

Många företag med fler än 15 anställda har som praxis att bekosta såväl telefoner som mobilabonnemang för sin kontorsbaserade personal. I 9 av 10 fall betraktas telefonen som ett arbetsredskap, ett verktyg som används dagligen i flera olika sammanhang och syften. Att medarbetarna har varsin företagsmobil är en nödvändighet för många verksamheter, men något som samtidigt medför flera utmaningar – inte minst när det kommer till kostnader.

Idag är en mobiltelefon lika dyr som en dator, vilket innebär att det är en betydande kostnad för företag med många anställda. För bara tio år sedan kunde du få en bra telefon för 2 500 kronor – dagens nyaste smartphones kostar över 10 000. Många företag tecknar löpande abonnemang för sina medarbetare där en mobil vanligen ingår, vilket ofta ger en rabatt på själva telefonerna. Antingen ingår telefonen rakt av, eller så betalas den som en förhöjd avgift på själva abonnemanget – vilket är en fördel då arbetsgivaren slipper lägga stora utgifter vid ett och samma tillfälle.

Utmaningen här är dock att man binder upp sig på ett i många fall onödigt långt avtal. Det är inte ovanligt att bindningstiderna är på 24 månader! Under dessa två år är det omöjligt att få loss mobiltelefonen. Om personen slutar, går på föräldraledighet eller byter roll kommer både abonnemanget och mobilen fortfarande vara låst i det befintliga avtalet. För små bolag, eller företag med hög personalomsättning, är detta ett stort problem.

Långa bindningstider medför också en stor ojämnhet i hur abonnemangen löper på företaget. Det kommer till exempel aldrig gå att byta ut eller uppdatera samtliga telefoner på en och samma avdelning, eftersom medarbetarna börjat vid olika tillfällen och därför har varierande lång tid kvar på sina enskilda avtal.

Vanligt förekommande hos många företag är trenden att man använder sin egen telefon i jobbet, så kallat bring your own device, eller BYOD. Framför allt är detta vanligt bland mindre företag inom privat sektor. Att använda sin egen privata telefon med företagets SIM-kort kan onekligen betraktas som en smidig lösning då företaget slipper betala för att hålla medarbetarna med dyra Iphones.

Problemet är att såväl IT-avdelningen som säkerhetsaspekten blir klart lidande av detta – eftersom det inte går att ha någon som helst kontroll över telefonen eller vilka verktyg och system som används. Hur gärna du än vill att medarbetaren ska använda ert egna verktyg för att chatta med kollegor så finns ingenting som hindrar att de hellre kommunicerar i Whatsapp, Slack eller Snapchat. Det är inte bara verktygen som omöjliga att styra – även medarbetarens hantering av mobilen kan innebära rena risker för företaget.

1. Affärsuppgifter kan hamna i orätta händer

Många anser att de har kontroll, och ser inga bekymmer i att hantera sekretessbelagda uppgifter, samla sina kontakter och föra affärskritiska konversationer i sin privata telefon. Tills du ger den till ungarna för att hålla dem lugna i baksätet, får den stulen i tunnelbanan eller glömmer den på krogen! Årsredovisningar har läckt ut på detta sätt, och företag har behövt betala höga böter för att en medarbetare använt sin telefon utan lösenkod.

2. Man är aldrig ledig

En annan nackdel med BYOD-trenden för medarbetaren ifråga är att denne aldrig kan vara helt ledig från jobbet. När ditt personliga mobiltelefonnummer är utlämnat till både kunder och leverantörer kan du aldrig veta om det är projektledaren för ett aktuellt evenemang eller bästa vännen som ringer och väcker dig på lördagsmorgonen.

3. Dyrt att uppdatera mobiltelefonen

När medarbetaren ska hantera sin mobiltelefon på egen hand finns det flera risker att kostnaderna drar iväg. En säljare kanske övertalar dig till att teckna ett nytt, till synes förmånligare avtal där den senaste mobilen ingår – och vips är företaget fast i ett abonnemang som löper i ytterligare 2-3 år. När företaget inte har en policy för hur mobilen ska hanteras är det inte ovanligt att sådana saker händer.

Att hålla med företagstelefoner och mobilabonnemang kan vara en kostsam affär för företaget – även om ni inte behöver ta hand om privata misstag. Ofta är ett företagsabonnemang nämligen dyrare än ett privatabonnemang. När du tecknar mobilavtal som företag antar ofta leverantörerna att ni har en högre förväntan på kundservice och support. Det förutsätter att de har fler personer i kundtjänst, längre öppettider, fler avancerade tillvalstjänster och andra funktioner bakom.

Som privatperson, å andra sidan, förväntar leverantörerna sig att det ska räcka med att kunna hantera allting i deras webbportal – vilket gör att de kan hålla nere kostnaderna för dessa abonnemang. Jämför exempelvis Comviq och Tele2 – det är samma operatör, men de har helt olika service- och kostnadsnivå beroende på kunden.

Företag som bekostar sina anställdas mobiler har både rättigheter och skyldigheter att ställa vissa krav på hur den faktiskt ska användas – både i jobbet och i vardagen. Många använder företagstelefonen även privat, vilket förutsätter att det finns riktlinjer och policies för detta. Samtidigt är det direkt nödvändigt att se över vilken leverantör och operatör ni faktiskt har för själva telefonin – det kan vara avgörande för beslut kring mobiltelefonerna.

Här är fyra tips på hur ni på bästa sätt kan få full koll på mobiltelefonerna i verksamheten – och se till att medarbetarna använder dem som det var tänkt från början!

1. Licenser istället för företagsabonnemang

De flesta traditionella leverantörer erbjuder fortfarande bara de klassiska mobilabonnemangen, som är låsta under en viss period och kopplade till en viss person under hela bindningstiden. Andra telefonileverantörer, som vi på Telavox till exempel, har istället utvecklat en helt annan form av avtal för företagstelefoni. Så hanterar ni mobilerna i företaget och undviker dyra abonnemang s. 10 Vår lösning fokuserar på licenser istället för låsta abonnemang, ett upplägg som gör företaget mycket mer flexibelt. Avtalet utgår från antalet användare istället för att vara bundna till specifika individer, vilket betyder att ni kan skala både upp och ner och fördela licenserna hur ni vill mellan personalen – oavsett om de har mobiltelefon, softphone eller fast nummer. Läs mer om hur våra licenser funkar här.

2. Etablera (eller uppdatera) er telefonpolicy

En telefonpolicy är det kanske viktigaste verktyget för att underlätta hela mobilhanteringen i företaget. Både för ansvariga och individuella medarbetare finns det stora fördelar i att göra likadant, då det underlättar för internkommunikationen och i dialogen med kunder. En policy kan både beskriva i detalj hur ni ska jobba i växeln, men också hur och när man ska kunna nås på sitt mobilnummer, och vilka specifika mobiltelefoner personalen faktiskt ska ha. Det är nämligen inte helt ovanligt att medarbetare tenderar att tappa mobilen i marken så fort det släppts en ny Iphone. Man vill alltid ha det senaste – och företaget betalar ju! Genom att reglera vilka modeller ni ska ha och tydligt beskriva detta direkt i telefonpolicyn kan ni spara stora kostnader.

Tips! Har ni ingen telefonpolicy i företaget? Med den här mallen kan ni komma igång snabbt!

3. Skilj hårdvara från mjukvara

En annan sak som företaget bör vara överens om är att ni skiljer på den fysiska mobiltelefonen och själva telefonilösningen. Teckna inte avtal med långa bindningstider för att få ett billigt abonnemang – det är inte hållbart i längden. Se istället till att etablera rutiner där ni köper in telefoner när ni behöver dem. Betrakta själva mobilen som ett IT-köp, och telefonin som en övergripande kommunikationslösning för hela företaget, så blir det lättare att undvika misstag.

4. Bestäm vem som tecknar avtal

Ett annat tips är att definiera vem som får ingå avtal när det gäller telefoninköp och abonnemang. Genom att utse ITchefen eller en särskild inköpsansvarig som beslutsfattare för vilka system och mobiler som är knutna till verksamheten minimerar ni risken för att medarbetarna tecknar nya avtal eller köper mobiler på egen hand. 5. Låt medarbetarna kvittera ut telefonen Eftersom en smartphone kan vara dyrare än en laptop idag är det viktigt att alla medarbetare verkligen förstår innebörden av detta. Genom att låta varje person kvittera ut sin telefon och skriva under att man förväntas ha den under två år förmedlar ni budskapet att mobilen är ett värdefullt arbetsredskap och något som ska behandlas med varsamhet.