Sedan Världshälsoorganisationen (WHO) gick ut med att ett okänt virus upptäckts i Hubeiprovinsen i Kina är ingenting sig likt. Företag har snabbt tvingats ställa om och väldigt många jobbar numera hemifrån. Man kan nästan påstå att coronaviruset kickstartat världens största arbetsplatsexperiment.
Telavox är experter inom företagskommunikation med målet att göra arbetslivet roligare och mer produktivt med hjälp av rätt digitala verktyg. I samarbete med organisationsexperten Johanna Olsson från byrån The Hows, guidar vi dig genom hur du skapar de bästa förutsättningarna för ditt team för att samarbeta på distans. Vi berättar vilka digitala verktyg som underlättar arbetet och delar med oss av strategiska tips på vad du som företagare bör tänka på nu – och efter coronakrisen.
När vi arbetar på distans skruvas många av de behov vi har som människor i en arbetsmiljö upp. Vi behöver trygghet, tillhörighet och känna oss kompetenta. Detta blir svårare när vi arbetar på distans. Det är lättare att känna sig bortkopplad från de sociala delarna av arbetet när vi får ett underskott av naturliga sociala mötesplatser på jobbet, exempelvis lunchen, fikapausen eller när vi springer på varandra innan ett möte. Vi känner också mindre trygghet i vad som händer i projekt och i företaget överlag när vi inte längre får samma översikt och kan kommunicera som när vi ses fysiskt.
Hur vi arbetar kan samtidigt också kännas nytt och främmande. Vi kan börja ifrågasätta vår personliga kompetens vilket bland annat kan leda till att motivationen går ner och att vi känner oss deppiga. Vi får större behov av att hävda oss och visa oss duktiga. Detta tar i sin tur över viljan att samarbeta. Vi kan börja styra varandra för att få tillbaka en känsla av kontroll. Vi kan reagera på sätt som kan tyckas väldigt märkliga. Men det är faktiskt helt naturligt och kopplat till grundläggande mänskliga behov.
När vi går igenom en kris kan vi bli bättre på att skruva upp de saker som hjälper oss att fylla de grundläggande behoven. Vi ser till exempel i större utsträckning hur team anstränger sig med digitala fikapauser och AW:s för att öka känslan av tillhörighet.
Det är viktigt att du som arbetsgivare är tydlig med förväntningar och skapar bra strukturer. De relationella verktygen som feedbackprocesser, relationsbyggande vanor och ett kontinuerlig arbete med att bygga trygghet och öppenhet i teamet, är minst lika viktiga.
1. Skapa eller utveckla era företagsvärden
När ett team jobbar på distans blir det svårare för nya teammedlemmar att förstå och komma in i företagskulturen eftersom att man knappt träffas fysiskt. Därför är det viktigt att du förmedlar och dokumenterar vilka slags värderingar som ska genomsyra och guida medarbetarna i vardagen. Det bör finnas en tydligt formulerad företagskultur för alla i organisationen, nya som gamla, redan från första dagen.
För att den positiva företagskulturen ska fortsätta gro, i synnerhet med ett geografiskt utspritt team, måste du ständigt utvärdera företagskulturen. Prata mycket om värderingarna med dina medarbetare. Vilka värderingar är viktigast för dem? Finns det några värderingar som har förändrats över tid?
2. Berätta om er kultur för andra
Ur ett employer brand-syfte är det genialiskt att offentligt publicera era företagsvärden och hur ni resonerar kring dessa. Då attraherar ni rätt talanger och det blir även lättare för nyanställda att förstå och komma in i kulturen – speciellt för de som jobbar på distans.
Netflix är ett känt exempel på ett företag som öppet delat sin företagskultur. Netflix Culture: Freedom & Responsibility publicerades av Reed Hastings, Netflix VD och grundare redan 2009 och har nästan 20 miljoner visningar.
3.Välkomna nya anställda inför hela teamet och företaget
När du är ny på ett företag brukar du få en rundvandring och bli presenterad för dina arbetskamrater. Det är inte lika lätt om du jobbar på distans. Men det går ganska enkelt att lösa. På Telavox använder vi oss av en internchatt där vi skapat olika öppna chattrum. Ett chattrum heter “Ny på Telavox” och där kan man som nyanställd skapa ett inlägg och skriva några rader om sig själv. Då vet alla på bolaget att de fått en ny kollega. Det går givetvis att skicka ut informationen via mejl också.
Uppmuntra gärna nyanställda att boka in möten med teammedlemmar och kollegor på andra avdelningar som de kommer samarbeta mycket med. Dessa medarbetare hjälper också till med att sprida företagskulturen och det är ett utmärkt sätt att lära känna varandra på ett personligare plan.
4. Uppmuntra en miljö med öppen kommunikation och feedback
Skapa tydliga, enkla och öppna kommunikationskanaler. Detta främjar transparensen och uppmuntrar anställda att ta kontakt med varandra. På Telavox använder vi internchatten flitigt, den har till och med nästan ersatt mejlen. En chatt sänker kommunikationströskeln medarbetare emellan, man får snabbare svar och det minskar mejlspammet. Du som ledare bör uppmuntra till en miljö där alla bidrar i ditt team. Genom chatten är det inte bara de högljudda och extroverta som tar plats, utan här känner sig alla bekväma att uttrycka sig. Målet är att minska på byråkrati och formaliteter i den mån det går för att undvika att anställda tystnar, vilket aldrig är hälsosamt eller främjar kreativitet.
Internchatten på Telavox fungerar också som ett superverktyg när nya medarbetare ska onboardas. I chatten finns alla medarbetares kontaktuppgifter, vilken avdelning de tillhör, vilket land de jobbar i och en bild på personen. Är du ny på jobbet ger detta dig en värdefull överblick över människorna på företaget och även hur det är organisatoriskt uppbyggt. Här berättar en medarbetare på Telavox hur han snabbt kom in i gänget med hjälp av kommunikationsplattformen.
5. Sätt upp förväntningar på kommunikationsmetoder
Det är viktigt att vara tydlig med hur, när och till vad era kommunikationskanaler ska användas. Ni kanske ska ha hantera mer formell dokumentation via mejl medan den mer avslappnade kommunikationen sker via Slack eller Skype.
En intern guide kan hjälpa dig att minska förvirringen om vad och var medarbetare ska publicera. Om ditt team använder sig av olika kommunikationsverktyg för att samarbeta (som Microsoft teams för fildelning eller Slack för chatt), låt alla teammedlemmar få reda på det direkt.
6. Håll kommunikationen levande!
Kommunikationen kommer vara helt avgörande för om ni misslyckas eller lyckas med att hålla ihop som team på distans. Avsätt därför regelbundna avstämningar varje vecka – försök att få till minst två möten. Gå igenom vad teamet arbetar med, ge information om alla beslut som kan påverka teamet och uppmuntra feedback och en öppen dialog. Håll dessutom gärna mötena genom videokonferens. Detta gör att människor kan känna igen varandra och se reaktioner och ansiktsuttryck. Kroppsspråk bidrar till en mer effektiv kommunikation eftersom människor observerar ditt kroppsspråk nästan lika mycket som de lyssnar på vad du säger.
7. Visa tydligt när du jobbar och när du är ledig
Sitter du i möte? Vabbar? Eller är du på yoga? Det är inte lätt att ha koll på varandra när man består av ett team som jobbar på distans. Det finns olika sätt att redovisa var man är, till exempel genom att ha en öppen kalender eller meddela via mejl. I Telavox-appen finns inställningen “Profiler”. Där kan du smidigt tala om för kollegor och kunder om du är på lunch, är sjuk, med mera. Du kan välja vilket nummer som visas utåt, och ställa in vilka samtal som ska komma fram – direktsamtal eller kösamtal.
